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O Estagiário Administrativo de Cotações e Propostas fornecerá suporte administrativo crítico à equipe de Vendas , garantindo a preparação precisa e oportuna de cotações de clientes e propostas formais. Esta função conecta operações e vendas, exigindo atenção aos detalhes, habilidades organizacionais e familiaridade com sistemas de gerenciamento de propostas
Prestação de contas
Reporta ao RESPONSÁVEL PELA CERTIFICAÇÃO – MOÇAMBIQUE E ANGOLA
Preparação de Cotações e Propostas
- Compilar especificações técnicas, dados de preços e escopo de serviços em documentos de cotação profissionais
- Formatar propostas de acordo com modelos da empresa e diretrizes de marca
- Garantir que todas as cotações incluam preços precisos, termos e prazos de entrega
- Coordenar com equipes técnicas para obter informações necessárias para propostas complexas
Suporte Administrativo
- Manter sistemas de arquivamento organizados (digital e físico) para todas as cotações e propostas
- Rastrear o status das cotações e prazos de acompanhamento
- Preparar cartas de apresentação, apêndices e documentação de apoio
- Gerenciar controle de versão e revisões de documentos
Gestão de Dados
- Inserir dados de cotações em sistemas CRM ou ferramentas de gerenciamento de propostas
- Atualizar bancos de dados de preços e catálogos de serviços
- Monitorar datas de expiração de cotações e sinalizar renovações
- Gerar relatórios sobre volume de cotações, taxas de conversão e prazos de execução
Garantia de Qualidade
- Revisar documentos quanto à precisão, consistência e conformidade
- Verificar cálculos de preços e aplicações de descontos
- Validar informações do cliente e especificações do projeto
- Sinalizar discrepâncias ou informações ausentes antes da apresentação
Comunicação e Coordenação
- Fazer interface entre equipes de vendas, operações e técnicas para acelerar a preparação de cotações
- Responder a consultas de clientes sobre o status da cotação
- Manter correspondência profissional e registros de documentação
Qualificações e Experiências
Formação académica: Atualmente a frequentar ou ter concluído recentemente uma licenciatura em Administração de Negócios, Vendas ou área relacionada
Competências linguísticas: Fluência em português (escrito e falado); proficiência em inglês (Escrito e falado)
Competências técnicas: Proficiência no Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint); gestão básica de bases de dados
Competências Interpessoais
- Forte capacidade de organização e gestão do tempo
- Excelentes competências de comunicação e relacionamento interpessoal
- Atenção aos detalhes e precisão
- Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipa
- Comportamento profissional e confiabilidade
KPI’S
- Tempo de processamento de cotações e propostas
- Taxa de conformidade dos documentos
- Precisão de dados
- Conformidade com templartes e Directrizes
- Volume de cotações e propostas preparadas
- Utilização do Sistema
Principais Desafios
- Pressão de Prazos
- Curva de Aprendizado de Sistemas
- Picos de Volume Irregular
- Manutenção de Dados Atualizados
- Comunicação Interdepartamental
Environmental and SafetyResponsibilities
- Conhecer a política de segurança e ambiente da empresa
- Estar familiarizado com os requisitos de segurança estabelecidos no manual de segurança
- Notificar e/ou corrigir qualquer prática insegura identificada por qualquer membro do pessoal.
- Identificar perigos e riscos associados às tarefas realizadas ou ao ambiente de trabalho e comunicá-los ao Departamento de SHEQ
- Comunicar todos os incidentes e acidentes à administração imediatamente ou assim que for razoavelmente possível
- Realizar o trabalho de acordo com os requisitos específicos do cliente e cumprir as regras do cliente (quando aplicável).
- Participar em formações de emergência
- Participar e contribuir para o registo de perigos e riscos no que diz respeito à sua área de responsabilidade
- Assegurar o cumprimento das obrigações legais e morais no que diz respeito ao cargo, através da compreensão e implementação das secções relevantes dos requisitos de Saúde e Segurança no Trabalho
Os/(as) candidatos/(as) interessados/(as) devem submeter as candidaturas através do seguinte link: https://jobs.bureauveritas.com/gb/en/job/216606/Estagi%C3%A1rio-Administra%C3%A7%C3%A3o-de-Or%C3%A7amentos-e-Propostas?source=LinkedIn